Funciones de Áreas

- Coordinar las labores que demanda la Junta Directiva del Fonafifo

- Velar por el cumplimiento de las necesidades de cada uno de los miembros de la Junta Directiva

- Convocar a sesiones cuando así le sea solicitado y distribuir copias de la documentación y la agencia.

- Estar presente en las reuniones de la Junta Directiva tomando nota de los asuntos tratados con el fin de levantar el acta correspondiente y posteriormente comunicar los acuerdos tomados.

- Llevar al día el libro de actas de las reuniones de la Junta Directiva

- Atender al Cómite Interno de Crédito.

- Transcribir la discusiones y acuerdos de la Junta Directiva

- Evaluar los servicios que presta el Fonafifo.

- Aseguramiento de la calidad de los servicios.

- Recepción de quejas (usuarios internos y externos).

- Orientación a los usuarios sobre la ubicación de las diferentes oficinas del Fonafifo, requisitos de los diferentes trámites, así como de sus derechos y deberes.

- Velar preventivamente por la prestación de los servicios en la Sede Central y las regionales, identificando deficiencias para derivar de ahí recomendaciones y propuestas que conlleven a la modernización de los servicios.

- Discriminar entre las diferentes quejas para elevar al jerarca, aquellas que ameriten su intervención.

- Impulsar el establecimiento de instrumentos de información y procedimientos accesibles para formular quejas.

- Propiciar encuestas que permitan consultar en forma regular y sistemática, el punto de vista de los usuarios acerca de los servicios que presta la institución.

- Presentar propuestas ante el jerarca para que se adopten políticas, normas y procedimientos en procura de una prestación de servicios oportuna y eficaz.

- Establecer un sistema de control, seguimiento, resolución y respuesta oportuna de los reclamos, quejas y sugerencias presentadas por los clientes.

- Promover procesos de modernización en la prestación de servicios.

- Promover la creación de funciones contraloras en las dependencias físicamente desconcentradas.

- Establecer mecanismos de coordinación institucional que faciliten la resolución de quejas.

- Las funciones que a la Dirección General se le asignan son las siguientes:

- Formular los planes y estrategias para el desarrollo de los proyectos del Fonafifo de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Junta Directiva.

- Notificar los acuerdos y resoluciones emitidos por la Junta Directiva y las diferentes dependencias del Consejo a quien corresponda.

- Elaborar el Orden del día con Instrucciones del Director General y en coordinación con el Presidente de la Junta Directiva.

- Preparar la documentación de las sesiones y enviar a los miembros de la Junta Directiva, así como todas las actividades que se generen de dichas sesiones.

- Elaborar y comunicar los acuerdos de la Junta Directiva.

- Dar seguimiento al cumplimiento de acuerdos del Consejo.

- Tramitar las certificaciones de acuerdos.

- Dirigir y coordinar todas las acciones relacionadas con la divulgación de las actividades de la Institución.

- Promover la búsqueda en el ámbito nacional e internacional de financiamiento para la ejecución de proyectos de Fonafifo.

- Formular directrices para el establecimiento de Convenios Interinstitucionales de Fonafifo.

- Aprobar contratación de los estudios técnicos requeridos para acreditar la realización de los proyectos.

- Asesorar a la Junta Directiva en la iniciativa de proyectos de ley, decretos, acuerdos, reglamentos, convenios y elaborar los mismos; además de analizar, elaborar, corregir, ampliar y recomendar en las diversas disposiciones relacionadas con la labor del Fonafifo.

- Dirigir y coordinar las funciones de las distintas dependencias que componen el Fonafifo.

- Rendir informes periódicos a la Junta Directiva sobre las actividades realizadas o cuando así lo solicite.

- Desarrollar el factor humano del Fonafifo, mediante la capacitación, formación y adiestramiento que se requiera, para que este Órgano pueda enfrentar de la mejor manera los constantes cambios del entorno y determinar las soluciones óptimas a los distintos problemas y asuntos que son de su competencia.

- Asesora a la Dirección General en la Dirección, coordinación y supervisión de la implementación y desarrollo de un Sistema de Gestión de la Calidad.

- Planificar e implementar actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora para asegurarse que cada dependencia define, planifica e implementa actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora coherentemente a través de la organización.

- Planificar, ejecutar, reportar, registrar y dar seguimiento a las auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad.

- Iniciar, ejecutar y documentar las acciones correctivas y preventivas tomadas como respuesta a las deficiencias del sistema de la calidad.

- Asesorar a la Dirección General en los temas relacionados con la Directriz R-CO-64 del 1ro. de Julio del 2005 (La Gaceta Nº 134- 12 de julio del 2005) sobre Sistema Específico de Valoración de Riesgo.

- Asesorar a la Dirección General en materia de Control Interno de acuerdo con la Ley de Control Interno y la Ley de Enriquecimiento Ilícito.

- Mantener una base de datos que permita dar seguimiento o monitoreo a las actividades que desarrolla su institución para cumplir con sus objetivos programáticos (evaluación y seguimiento).

- Generar informes e insumos de información de carácter estratégico, que sirvan como base para la formulación de políticas públicas que guíen la acción institucional. (Plan Nacional de Desarrollo, Sistema de Inversiones, Cooperación Internacional y Reforma Institucional).

- Tomar parte en las acciones que desarrolle el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica para la coordinación de los programas institucionales. Todos los enlaces de MIDEPLAN.

- Evaluación los resultados en sus instituciones relacionados con el cumplimiento de los programas y objetivos organizacionales trazados. (Evaluación y Seguimiento).

-Asesorar y coordinar la elaboración y seguimiento de los Planes Operativos Institucionales (PAO).

- Coordinar, ejecutar, controlar y supervisar los sistemas de procesamiento computarizado de datos y aplicaciones propios del Fonafifo.

- Asesorar a la Dirección General en el establecimiento de políticas informáticas institucionales que orienten a la institución en la vanguardia del campo.

- Administrar los sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las diferentes unidades del Fonafifo.

- Realizar los respaldos periódicos de la información institucional.

- Velar por la actualización de los programas y licencias informáticas que deba tener el Fonafifo.

- Asesorar a la Dirección General para desarrollar programas de capacitación para el personal del Fonafifo tendientes a desarrollar el buen uso de las diferentes aplicaciones informáticas, con el fin de lograr la optimización de equipos y sistemas.

- Asesorar en el desarrollo de programas de mantenimiento preventivo y correctivo de los recursos informáticos de la institución.

- Presentar informes periódicos a la Dirección General sobre las labores realizadas.

- Realizar cualesquiera otras funciones relacionadas con su objetivo general que le fuesen asignadas.

- Planificar, dirigir, coordinar y ejecutar los procesos administrativos relativos a aspectos de proveeduría, control de bienes, servicios generales y de recursos humanos, coadyuvando al cumplimiento de los objetivos del Fonafifo.

- Dirigir, coordinar y supervisar la implementación y desarrollo de un Sistema de Archivo Institucional.

- Reunir, conservar, organizar y facilitar la consulta de la documentación con valor administrativo y legal, producida y recibida por la institución, cualquiera que sea su soporte (manuscritos, impresos, gráficos, audiovisuales, informáticos, etc.) cumpliendo con los artículos 40 y 46 de la Ley 7202 y 61 al 46 del reglamento de la misma.

- Asesorar a la Dirección General en los temas relacionados con la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

- Proporcionar los bienes, suministros y servicios requeridos por el Fonafifo, para el logro de objetivos institucionales, cumpliendo con las leyes, reglamentos y procedimientos establecidos, maximizando los recursos en forma ágil y oportuna.

- Ejecutar los procesos de contratación administrativa de la Institución.

- Control de los activos institucionales.

- Registro de información en el sistema SIBINET.

- Elaboración y seguimiento del Plan de Adquisiciones de los Fideicomisos.

- Adquisición de Bienes, suministros y servicios para brindar apoyo a todas las áreas de la institución

- Control del Registro de Proveedores

- Registro de la información en el sistema MerLink del Ministerio de Hacienda.

- Controlar el uso, mantenimiento y reparación de bienes.

- Llevar el control de combustible y kilometraje.

- Control de contratos de servicios generales y publicaciones institucionales.

- Ofrecer el apoyo del servicio de mensajería

- Ejecutar la logística de eventos

- Realizar los trámites de Viáticos institucionales

- Realizar las actividades básicas necesarias de Recursos Humanos orientadas en la planeación, organización, desarrollo, coordinación y control en aras de promover el desempeño eficiente del personal de Fonafifo.

- Realizar el proceso de selección de personal institucional.

- Elaborar y dar seguimiento al Plan de Capacitación de funcionarios (as) para brindarles herramientas para su mejor desempeño.

- Coordinar y dar seguimiento a las evaluaciones de desempeño del recurso humano de Fonafifo.

- Controlar las vacaciones, incapacidades, expedientes, evaluaciones de desempeño y todo lo relacionado con la especialidad de cada uno de los funcionarios y ex funcionarios del Fonafifo.

- Planear, administrar y hacer los cambios necesarios en el programa de salud ocupacional de Fonafifo.

- Reportar al Director Administrativo el estado de la seguridad en la Institución.

- En caso de accidentes, debe investigar y mantener un récord de los mismos, así como tomar las acciones correctivas necesarias. Deberá presentar sus observaciones y recomendaciones al director

- Coordinar los programas de entrenamiento en seguridad.

- Desarrollar y coordinar un programa médico de atención.

- Hacer inspecciones con el propósito de descubrir y corregir practicas no seguras

- Revisar y aprobar desde el punto de vista de la seguridad la adquisición de nuevos equipos y facilidades estructurales.

- Supervisar las actividades de prevención de incendio y primeros auxilios.

- Efectuar comprobaciones de la seguridad en relación con las técnicas y materiales en la realización de pruebas de laboratorio.

- Contribuir a vigilar los casos de enfermedad o ausencia laboral del personal de laboratorio, por si pudieran estar relacionados con el trabajo.

- Cumplir los requerimientos financieros del Fonafifo, y garantizar la eficiencia y eficacia en la administración de los recursos según lo establecido en la Ley de

Administración Financiera y Presupuestos Públicos y normas conexas.

- Garantizar el oportuno y adecuado cumplimiento de todas las etapas relacionadas con la gestión de los recursos financieros del Fonafifo, que son: programación, formulación, ejecución, control y evaluación presupuestaria.

- Revisión de los estados financieros e informes de inversiones, proporcionados por las entidades bancarias.

- Contabilidad especial por proyectos cuando así se estime pertinente o necesario.

- Elaboración de información para instituciones públicas (tales como Ministerio de Hacienda, Banco Central, Contabilidad Nacional y Tesorería Nacional).

- Revisión de los informes contables remitidos por las organizaciones beneficiarias de pagos de servicios ambientales.

- Confección de los Estados Financieros de Fonafifo.

- Efectuar el registro electrónico de las operaciones contables que se realizan durante el proceso de ejecución presupuestaria del Fonafifo, en los sistemas de información que autorice el ente rector del Sistema de Administración Financiera, según la competencia que se defina al efecto en los Manuales de Procedimiento del Sistema Integrado de la Gestión de la Administración Financiera y la normativa legal vigente. Proponer, formular, ejecutar y controlar los presupuestos y planes anuales operativos del Fonafifo y garantizar que la ejecución se realice tomando en consideración los lineamientos establecidos en la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, así como las directrices emanadas por la Contraloría General de la Republica, la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria del Ministerio de Hacienda y la Junta Directiva del Fonafifo.

- Coordinar, preparar, evaluar y dar seguimiento a los presupuestos institucionales.

- Confección y aprobación de órdenes de pago a proveedores de bienes y materiales y pago de servicios ambientales.

- Coordinar con las entidades bancarias las transferencias de fondos requeridos para el financiamiento de las obligaciones de la institución.

- Manejo y control de los ingresos institucionales

- Programación de requerimientos de recursos financieros.

- Solicitud de fondos a los financiadores.

- Custodia de Garantías de Participación y Cumplimiento.

- Otras relacionadas a su quehacer sustantivo.

- Coordinar las actividades relacionadas con el control y monitoreo de proyectos con pago de servicios ambientales de protección del bosque, manejo de bosque, reforestación y sistemas agroforestales.

- Establecer los mecanismos necesarios para el monitoreo que exijan los organismos internacionales, donantes, prestarios y benefactores de los diferentes programas y alimentará al sistema de Gestión y control con los datos.

- Coordinar las labores como contraparte en estudios especiales contratados por la Dirección de Desarrollo y Comercialización de Servicios Ambientales en caso de ser necesario.

- Ejecutar los convenios para el Pago de Servicios Ambientales en los proyectos de reforestación, protección de bosques, entre otros.

- Administrar el Sistema de Información Geográfico del Fonafifo.

- Brindar atención tanto a los clientes internos como externos que requieran información del Sistema de Información Geográfica.

- Ubicar en el Sistema de Información Geográfica los proyectos que reciben pago por servicios ambientales incluyendo la ubicación de fincas con traslapes.

- Elaboración de mapas y materiales de apoyo para las demás Direcciones, Oficinas Regionales del Fonafifo, así como para otras Instituciones que así lo soliciten.

- Proponer las políticas, lineamientos y criterios institucionales en materia los servicios ambientales que orienten a la institución en la vanguardia del campo.

- Desarrollar mecanismos eficientes para la implementación de las políticas concernientes al pago de servicios ambientales.

- Efectuar las actividades de planeamiento y seguimiento de todo lo concerniente a los contratos y pagos de servicios ambientales de los proyectos presentados al Fonafifo y coordinar con las áreas pertinentes la buena marcha de esta labor.

- Proponer áreas prioritarias para el Pago de Servicios Ambientales.

- Evaluar los contratos remitidos por las diferentes oficinas regionales, bajo la modalidad de manejo, protección o reforestación para el Pago de Servicios Ambientales.

- Planear, dirigir, coordinar evaluar y dar seguimiento estado al estado de la cartera de crédito y del estatus del pago del deudor, así como las gestiones de compulsión que hace el ente fiduciario.

- Ejecutar, Promover y difundir las políticas institucionales en materia crédito de la institución y todo lo relacionado con este campo.

- Analizar técnica y financieramente, las solicitudes de crédito que por ley se establecen para el financiamiento forestal.

- Efectuar todas las actividades preparatorias de la documentación para que sea aprobada por los organismos autorizados.

- Realizar el debido seguimiento técnico y control con el fin de mantener el respectivo estado del crédito y del estatus del pago del deudor, así como las gestiones de compulsión que hace el ente fiduciario.

- Coordinar todas las actividades preparatorias de la documentación para que sea aprobada por la Dirección General y la Junta Directiva.

- Coordinar la elaboración de avalúos de las garantías de los créditos.

- Realizar todas las gestiones involucradas en el cobro administrativo de los créditos cuando así lo amerite, en coordinación con la Dirección Jurídica.

- Desarrollar instrumentos financieros y técnicos dirigidos al fomento de la actividad forestal en Costa Rica.

- Apoyar el sector forestal en la introducción de nuevas tecnologías, incluyendo aquellas relacionadas con la disminución y utilización de residuos, utilización energética más eficiente y ligamen de la actividad con las iniciativas relativas a la mitigación del cambio climático.

- Apoyar con el desarrollo de información técnica el manejo del bosque y la reforestación en Costa Rica.

- Elaborar estudios e investigaciones periódicas tendientes a conocer la situación del sector forestal y financiero en el país para proponer acciones de fomento relativas al sector forestal.

- Coordinar con otras instituciones relacionadas.

- Realizar las actividades relacionadas con la gestión de recursos como parte del quehacer sustantivo del Fonafifo tanto en el ámbito nacional como en el internacional.

- Establecer las políticas institucionales en materia gestión de recursos y todo lo relacionado con este campo.

- Identificar posibles fuentes de recursos nacionales e internacionales, para el financiamiento de los proyectos de Fonafifo.

- Realizar las actividades relacionadas con la gestión de recursos como parte del quehacer sustantivo del Fonafifo.

- Elaboración, negociación y seguimiento de proyectos de captación de recursos a nivel nacional e internacional.

- Diseñar, desarrollar y ejecutar y acciones de promoción para atraer financiamiento.

- Coordinar la divulgación, promoción y mercadeo del Fonafifo y sus proyectos según los lineamientos establecidos por la Junta Directiva y la Dirección General.

- Investigación de mercados y desarrollo de nuevos productos relativos a los servicios ambientales de los ecosistemas forestales.

- Desarrollo de acciones de promoción para la venta de servicios ambientales.

- Desarrollo de material de promoción y divulgación para la comercialización de servicios ambientales.

En Servicios Ambientales:

• Realizar la valoración de las solicitudes de ingreso al Programa de Pago de Servicios ambientales o ecosistémicos remitidos por las diferentes oficinas regionales del Fonafifo
• Elaborar los contratos, modificaciones y finiquitos derivados del Programa de Pago de Servicios Ambientales o Ecosistémicos.
• Brindar asesoría a las oficinas regionales del Fonafifo para la confección de resoluciones que se requieran dentro del proceso de solicitud de ingreso al Programa de Pago de Servicios Ambientales o Ecosistémicos.
• Asesorar en todo lo concerniente a servicios ambientales desde el punto de vista legal.

En Crédito:

• Apoyar al Departamento de Gestión del Crédito en los documentos legales que se generen producto de un crédito.

En Aspectos Legales/Administrativos:

• Colaborar en los trámites legales pertinentes que genere la Dirección Administrativa.
• Revisar los carteles de licitación asegurándose que cumplan con la legislación vigente.
• Mantener informado al Director Administrativo Financiero sobre las modificaciones normativas que se realicen en todo lo concerniente a la contratación pública.
• Mantener informadas a las Direcciones en todos los lineamientos legales de las diferentes materias que ahí se trabajen, por ejemplo: laboral, administrativa, medidas disciplinarias, etc.
• Emitir opiniones legales requeridas para la correcta gestión de las funciones institucionales, incluyendo materia de contratación pública, servicios ambientales, y otras atenientes a la función del Fonafifo.
• Valorar desde el punto de vista legal todos los contratos y convenios en los que Fonafifo participe tanto para el pago de Servicios Ambientales o Ecosistémicos como los que se generen para la obtención y manejo de los recursos económicos, incluyendo los provenientes del canon por concepto de aprovechamiento de agua.
• Ejecutar, por medio de la notaría institucional, todos los actos notariales requeridos para las funciones operativas del Fonafifo, incluyendo la afectación registral de las fincas sometidas al Programa de Pago por Servicios Ambientales, cuando corresponda, por medio de la protocolización notarial de los contratos suscritos entre los beneficiarios y el Fonafifo.
• Participar en la instrucción de los procedimientos administrativos ordinarios y disciplinarios asignados por el órgano competente.

En Contratos Especiales:

• Realizar los estudios jurídicos de los contratos especiales generados por Fonafifo.
• Elaborar todo tipo de contrato especial y darle seguimiento como apoyo a las diferentes direcciones.